Vor einigen Jahren haben wir die Business-Wiki-Technologie Confluence von Atlassian in unser Beratungsportfolio aufgenommen. Dies hatte vor allem zwei Gründe:
1) In einer vernetzten, komplexen Welt benötigen Organisationen leistungsfähige und moderne Tools, um mit der Informationsflut professionell umgehen zu können.
2) Moderne Wiki-Technologien sorgen (richtig angewandt) für Transparenz in Organisationen. Dies ist ein essenzielles Element für den Kulturwandel in Richtung einer Lernenden Organisation bzw. eines Enterprise 2.0.
Im folgenden Beitrag gebe ich einen kurzen Überblick über die 10 wichtigsten Nutzenpotenziale, die Organisationen durch den gezielten Einsatz der Confluence Wiki Technologie generieren können:

1. Informationen sofort finden

In einem modernen Wiki System sind alle Informationen (inkl. Dokumente und Dokumenteninhalte) in der Datenbank indiziert. Die Suche-Funktion wird zur Sofort-Finden-Funktion.

2. Social Intranet - "digitale Heimat"

Ein Wiki-System hat den Charakter eines "Social Intranets". Dadurch schaffen Sie die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter/innen auch in der digitalen Welt austauschen können. Dadurch können Beziehungsnetzwerke zwischen Menschen - richtig verstanden und eingesetzt - nachhaltig gestärkt und erweitert werden.

3. Gemeinsamer Zugriff auf Informationen und Dokumente

Wenn Organisationen konsequent mit Firmenwikis arbeiten, entsteht eine zentrale Wissens-, Informations- und Dokumentationsdatenbank, auf die alle Mitarbeiter/innen (und ggf. sogar Partner / Kunden) Zugriff haben. Typischerweise werden im Wiki alle Informationen gespeichert und bearbeitet, die außerhalb von strukturierten Managementsystemen (z.B. ERP, CRM...) anfallen.

4. Projekte effektiv managen und führen

Projekte leben von guter Kommunikation, Verbindlichkeit und Transparenz. Genau das kann durch ein Confluence Wiki sehr effektiv erreicht werden. Einheitliche Vorlagen, klare Prozesse und ein gemeinsamer Fokus auf das, worauf es in Projekten ankommt: Wer macht was bis wann?

5. Alle Projekte im Blick

Die Geschäftsleitung erhält einen aktuellen Überblick über alle laufenden Projekte und Vorhaben. So können Probleme effektiv eskaliert, Prioritäten gesetzt und Zusammenhänge zwischen Themen hergestellt werden. Einfache Ampel-Logiken und Kennzahlen erleichtern die Multi-Projekt-Steuerung.

6. Gelebte QM-Systeme und Standards

Standards sind in den meisten Unternehmen für effiziente Wertschöpfungsprozesse von entscheidender Bedeutung. Allzu häufig sind diese Standards für die Mitarbeiter aber schwer verständlich oder kaum zugänglich. Nicht so in einem Firmenwiki: Übersichtliche Prozesslandkarten und gut strukturierte Managementsysteme erleichtern den direkten Zugang zu den Beschreibungen und Standards. Für viele Unternehmen ein Quantensprung.

7. Wissen teilen und gemeinsam weiter entwickeln

Eine der Kernfunktionalitäten moderner Wiki-Systeme ist der Austausch und das gemeinsame Weiterentwickeln von Wissensinhalten. Dies unterstützt den Entwicklungsprozess hin zu einer "echten lernenden Organisation". So entwickeln Organisationen ein "open Mindset" im Umgang mit Informationen.

8. Ideen und Konzepte kollaborativ entwickeln

Das gemeinsame Sammeln und Weiterentwickeln von Ideen ist in einem Wiki sehr einfach möglich. So können vor allem auch strategische Innovationsthemen hocheffektiv voran getrieben werden.

9. Zusammenarbeit 2.0

Informationen sind jederzeit und auch dezentral verfügbar. So ist die Zusammenarbeit auch über Abteilungs- oder sogar Organisationsgrenzen hinweg sehr einfach möglich. Online-gestützte Zusammenarbeit sollte heutzutage ein Standard in Organisationen sein (was natürlich nicht die Bedeutung der persönlichen Kommunikation und Zusammenarbeit schmälert - ganz im Gegenteil!).

10. Den Problemlösungsmuskel trainieren

Um die Herausforderungen unserer Zeit bewältigen zu können, benötigen wir echte Teams, in denen Menschen ihre Potenziale voll einbringen können. Doch die Lösungen entstehen nicht von selbst. Sie erfordern Kreativität, Mut und auch diszipliniertes, methodisches Vorgehen. Wikis sind IT-Systeme, mit denen der "Problemlösungsmuskel" in Organisationen permanent trainiert wird. Denn Projekte, Themen etc. werden konsequent in Teams bearbeitet und diskutiert. Und vor allem werden die Themen transparent, damit auch (vermeintlich) unbeteiligte Personen sich einklinken können. Dies unterstützt die Lebendigkeit in Organisationen - und auf gut geführte Lebendigkeit kommt es jetzt und in Zukunft wesentlich an.
Siehe hierzu auch: 111 Gründe für ein Firmenwiki (von //SEIBERT/MEDIA).