Am 30.6.2020 haben wir Kunden, Partner und Interessierte zum ersten Atlassian Frühstück zu uns in die Postgarage Arena eingeladen. Bereits nach wenigen Tagen waren die 45 Plätze vergeben - das hat uns sehr gefreut!
Die Idee
Was ist die Idee des Atlassian Frühstücks?
Inspirieren: Software ist immer nur ein Werkzeug, um die Zusammenarbeit in Organisationen zu erleichtern und besser zu gestalten. Deshalb ist uns wichtig aufzuzeigen, was wichtige Ideen und Konzepte hinter den einzelnen Managementansätzen wie z.B. Projektmanagement sind.
Informieren: Wir zeigen, wie die Atlassian Technologie gezielt eingesetzt und angepasst werden kann, um den jeweiligen Anwendungsfall im Unternehmen bestmöglich umzusetzen. Hier verdichten wir die Erfahrung von mittlerweile über 50 Organisationsentwicklungsprojekten, bei denen wir die Atlassian Tools eingesetzt haben.
Austauschen: Selbstverständlich darf der Praxisaustausch nicht zu kurz kommen. Dieses Mal hat sich Patrick Marchion von der Robofact AG (Gossau, CH) bereit erklärt, anhand ihrer Atlassian Lösung einen Einblick in die Do's & Dont's zu geben.
In den Sommermonaten bieten wir erstmals eine Summer School an. In halbtägigen, praxisorientierten Intensivseminaren zeigen wir den max. 8 Teilnehmer/innen, wie die Atlassian Technologie zur Organisation von Zusammenarbeit bestmöglich eingesetzt werden kann.
Projektmanagement mit Atlassian – 14.7.2020
Prozesse und Workflows mit Atlassian – 15.7.2020
Service Management mit Atlassian – 22.7.2020
Wissensmanagement mit Atlassian – 23.7.2020
DevOps mit Atlassian – 5.8.2020
Scrum mit Atlassian – 13.8.2020
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
Eindrücke
Clouds & Dirt
Eine der Kernaussagen unseres Inputs: Modernes (Projekt)Management konzentriert sich auf zwei Dinge: Clouds & Dirt. Alles andere - nämlich den Bullsh** in der Mitte - lässt man weg. Diese Philosophie des erfolgreichen Unternehmers Gary Vaynerchuk inspiriert uns schon seit vielen Jahren.
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Ca. 25 interessierte Teilnehmer/innen tauschten sich zum Thema "Erfolgreich in der Virtualität" aus. Fragen waren u.a.:
Werden digitale Tools das persönliche Gespräch ersetzen?
Wie können digitale Tools sinnvoll zur Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit eingesetzt werden?
Wie können wir die Flut an E-Mails und Meetings mit digitalen Möglichkeiten unterstützen?
Natürlich gibt es auf derartige Fragen keine eindeutigen Antworten. Trotzdem wurden einige sehr spannende Aspekte heraus gearbeitet, die in zwei Workshops in kleineren Runden weiter vertieft wurden.
Impulsvortrag
Ich durfte einen kurzen Implusvortrag zum Thema "Digital zusammen arbeiten" halten. Dabei habe ich versucht, einen größeren Blick auf das Thema zu werfen und dann an konkreten Beispielen (Atlassian) zu spiegeln.
Wir müssen in dem Thema aufpassen, gute / die richtigen Fragen zu stellen.
Im Fokus muss die Frage stehen, wie gute Zusammenarbeit zum Funktionieren von Unternehmen beitragen kann und wie wir die Zusammenarbeit mit modernen digitalen Tools effizienter und effektiver gestalten können.
Man muss digitale Tools AUSPROBIEREN, um wirklich mitreden zu können.
Entscheidend ist auch immer die jeweilige Marktdynamik eines Unternehmens. Je dynamischer, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass agile Formen der Zusammenarbeit in Kombination mit leistungsfähigen Collaboration Tools wichtig und notwendig sind.
Wir müssen Unternehmen vor allem auch ENTRÜMPELN - von sinnlosen Praktiken, der Flut an E-Mails und schlechten Besprechungen oder ungefilterter Beschäftigung mit Informationen.
Für mich ist klar: Wir werden weiterhin auf Tools setzen, die eine "agile DNA" haben. Atlassian ist in diesem Zusammenhang unsere erste Wahl.
Stefan Hagen
Anlässlich der Atlassian User Group Bodensee #5 haben wir einen kurzen Impulsvortrag zur Bedeutung agiler Managementprinzipien und dem Einsatz der richtigen Tools gehalten. Die Kernthesen des Vortrags waren:
Organisationen müssen sich für die zunehmende Dynamik und Komplexität der Märkte rüsten
Agilität ist im Kern ein neues Managementparadigma (das ans Eingemachte geht)
Die agilen Tools von Atlassian sind wie Trainingsgeräte, um den "agilen Organisationsmuskel" zu stärken
Hier können Sie die Folien zum ca. 15-minütigen Input durchklicken:
Knackpunkte auf dem Weg hin zu mehr Agilität, Effizienz und Lebendigkeit:
Verständnis im Führungskreis (Notwendigkeit, Organisation, Managementparadigma...)
vom konkreten Marktproblem aus denken (Wo ist Agilität überhaupt relevant? Wo nicht?)
schlüssiges Organisationskonzept; Klarheit
Beteiligung von Mitarbeiter/innen
agile Multiplikatoren, Coaches, Vorbilder
Einsatz der richtigen Werkzeuge
agile Routinen etablieren; Durchhaltevermögen
ANFANGEN und aus Erfahrungen lernen
Fazit: Unternehmen müssen die Fähigkeit entwickeln, sich an ein zunehmend dynamisches Marktumfeld anzupassen. Mehr noch: Dynamikrobuste Höchstleister erzeugen Marktdruck - durch gute Ideen und Innovation.
2012 haben wir eine wichtige strategische Richtungsentscheidung vollzogen: Wir haben begonnen, die ersten Projekte mit Atlassian Software umzusetzen. Mittlerweile sind wir zertifizierter Atlassian Solution Partner.
Folgende Hypothesen haben zu dieser Entscheidung geführt: Read more
In den letzten Wochen durften wir wieder diverse Sprints mit Kunden durchführen. Was ist die Idee hinter den HGN Sprints?
#Problem: klar definierte und für den Kunden wichtige Aufgabenstellung
#Art of Hosting: klarer Rahmen; inspirierende und gleichzeitig funktionale Räume; aktive Moderation und Gastgeberschaft
#Timeboxing: klar definierter Zeitrahmen (1, 2 oder 3 Tage); Tage sind aufgeteilt in Sub-Sprints (à je ca. 1,5 Std.)
#Co-Creation: interdisziplinäres Team (Kunde, HGN, ggf. weitere Externe; 8-25 Personen)
#Design Thinking: konsequentes Durchdenken und Erstellen der Lösungen aus Nutzersicht: "Entweder der Autor muss sich quälen oder der Leser..." - wir gehen hierfür gerne die Extra-Meile!
#Agile Delivery: Denken >> MACHEN >> Entscheiden
Gemeinsame Sprints mit unseren Kunden (und Partnern) machen einen Unterschied. Häufig erhalten wird folgendes Feedback: "Wir hätten nieeeee gedacht, dass so etwas in so kurzer Zeit möglich ist. Unglaublich..."
Gerne geben wir Ihnen einen Einblick in ein aktuelles Sprint-Beispiel. Read more
Seit 2001 begleiten wir Unternehmen bei der Weiterentwicklung des Projektmanagements. Immer wieder stellen unsere Kunden in diesem Zusammenhang die Frage nach "der richtigen Projektmanagement Software". Es ist unbestritten, dass Tools alleine keine Organisationsprobleme lösen können. Aber definitiv können gute PM Tools die Zusammenarbeit in Projekten wesentlich erleichtern. Mehr noch: Richtig eingesetzt kann moderne IT Technologie Organisationsentwicklungsprozesse unterstützen, da Transparenz und dadurch ein Mehr an Verbindlichkeit geschaffen wird.
Schlankes Projektmanagement
Die Formel eines schlanken und wirkungsvollen Projektmanagement-Ansatzes lautet für uns: "Was? Wer? Bis wann?" Dieser Ansatz mag trivial klingen, aber am Ende geht es in Projekten darum, dass Aufgaben zeit- und sachgerecht von Menschen erledigt werden. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. In der Konzentration der Projektbeteiligten auf die nächsten und wichtigen Projektaufgaben liegt eine große Chance, Projekte wesentlich schlanker und dezentraler zu organisieren.
Aufgabentransparenz mit JIRA
Bei Hagen Management setzen wir vor allem folgende Tools zum Management von Projekten ein:
An dieser Stelle möchten wir Ihnen einen kleinen Einblick in das Aufgaben-Tool JIRA geben - anhand einer Übersetzungstabelle der wichtigsten JIRA Funktionalitäten.
JIRA Begriff
Projektmanagement
Screenshots
Vorgang (engl. Issue)
Ein Vorgang ist eine (Projekt)Aufgabe, die erledigt werden muss.
Version
Versionen markieren in JIRA die wesentlichen Projektphase, die jeweils durch einen Meilenstein abgeschlossen werden. Dadurch erhält ein Projekt eine klare Terminstruktur.
Komponente (engl. Component)
Komponenten können größere Teilaufgaben (z.B. Gewerke) in Projekten sein. In der Regel bilden wir hiermit aber die involvierten Abteilungen und Organisationseinheiten ab. Pro Komponente kann es eine Komponentenleitung geben, der somit Aufgaben zugewiesen werden können.
Arbeitsablauf (engl. Workflow)
Ein Arbeitsablauf beinhaltet die verschiedenen Status, die ein Vorgang einnehmen kann. Dazwischen befinden sich Übergänge die zu den verschiedenen Status führen. Mit JIRA können Workflows sehr einfach definiert und angepasst werden.
Rollen
Das Berechtigungskonzept in JIRA orientiert sich an Rollen, die spezifisch bearbeitet werden können.
Status
Status einer Aufgabe (bspw.: Offen, Geschlossen, In Bearbeitung). Damit wird Transparenz und Überblick geschaffen, welche Aufgaben gerade "in der Pipeline" sind und was noch offen ist.
Siehe Arbeitsablauf.
Lösung (engl. Resolution)
Hier wird der Lösungsweg einer Aufgabe angegeben. Das kann beispielsweise erledigt, hinfällig oder dupliziert (falls ein Vorgang zwei- oder mehrmals angelegt wurde) sein.
Sub-Task
Eine Unteraufgabe. Vorgänge können weiter herunter gebrochen werden, um kleinere Teilaufgaben zum Zweck der Übersicht zu erstellen.
Siehe Vorgangstypen.
Vorgangstyp (engl. Issue Type)
Der Vorgangstyp gibt an, ob eine Aufgabe einfach eine Aufgabe ist oder etwa eine Verbesserung einer Präsentation darstellt. Vorgangstypen sind benutzerdefinierbar.
Filter
Gespeicherte Filter können in einem Dashboard verwendet werden und reduzieren die Vorgänge auf das gewünschte Suchergebnis.
Startseite (engl. Dashboards)
Die Startseite ist sozusagen das Cockpit eines Benutzers. Hier erhält der Benutzer eine Übersicht über die eigenen (oder auch andere) Vorgänge, Projekte, Sprints oder Komponenten.
Gadget
Gadgets sind die einzelnen Bestandteile einer Startseite und besitzen verschiedene Funktionen.
Siehe Startseite.
Atlassian bietet sehr gute Tutorials zum Einstieg in JIRA sowie ein tolles Video für einen ersten Einblick an. JIRA hat seinen Ursprung in der Software-Entwicklung, kann aber für jegliche Art von nicht-technischen Projekten verwendet werden, und hilft dabei, Organisationen auf die Zusammenarbeit der Zukunft vorzubereiten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
Fazit
Mit JIRA können Sie Transparenz ins Unternehmen bringen, was durch wen bis wann erledigt werden muss. Darauf kommt es in Projekten (aber auch anderswo) an, um eine Kultur der Selbstverantwortung, der Verbindlichkeit und des kontinuierlichen Lernens zu etablieren.
Zugegebenermaßen greift JIRA damit die Essenz in Unternehmen an, nämlich die Aufgaben, die erledigt werden müssen. Entsprechend wichtig ist es, die Einführung gut vorzubereiten, zu kommunizieren und mit entsprechenden Schulungen zu begleiten. Wir sind aber davon überzeugt: Mit modernen Software Tools wie JIRA können Unternehmen die Informations- und Aufgabenflut wesentlich effizienter und pragmatischer bewältigen.
Vor ca. 5 Jahren haben wir damit begonnen, uns intensiv mit folgender Frage auseinander zu setzen: "Wie kann moderne Kommunikationstechnologie zur Belebung und Professionalisierung der Kooperationskultur in Organisationen beitragen?"
Schnell war für uns klar: Wir setzen konsequent auf die Lösungen des australischen Anbieters "Atlassian" und passen diese für unsere Kunden an. Heute sind wir mehr denn je davon überzeugt, dass diese Richtungsentscheidung für unser Unternehmen und vor allem für unsere Kunden goldrichtig war. Voller Begeisterung sagen wir: "Social collaboration rocks!" Natürlich setzen wir die Technologien selbst auch ein, nämlich das Business Wiki System Confluence und die Aufgaben- und Projektmanagementsoftware Jira.
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